Kæri íbúar Strandabyggðar,

Sveitarstjórn samþykkti á fundi sínum þann 13. apríl s.l., reglur sem lúta að meðferð og birtingu fundargagna í Strandabyggð.  Með þessu vill sveitarfélagið auka aðgengi íbúa að gögnum sem tekin eru til meðferðar á sveitarstjórnarfundum og öðrum fundum á vegum sveitarfélagsins og sem eru um leið grunnur að ákvörðunum sveitarfélagsins. 

Reglurnar eru eftirfarandi, en þær má líka nálgast hér á pdf formi.

1. Tilgangur og gildissvið

Reglur þessar gilda um opinbera birtingu á hvers konar skjölum sem notuð eru af og í þágu sveitarfélagsins, þar með taldar; fundargerðir nefnda og sveitarstjórnar, minnisblöð starfsmanna sveitarfélagsins og minnisblöð sem sveitarfélagið móttekur vegna erinda, verkefna, samninga eða af öðru tilefni.  Þessi skilgreining nær til A og B hluta starfsemi sveitarfélagsins.

 

Reglum þessum er ætlað að tryggja íbúum Strandabyggðar greiðan aðgang að skjölum sveitarfélagsins, starfsmönnum þess, fyrirtækjum þess og samtökum sem það á aðild að í samræmi við gildandi upplýsingalög. En á sama tíma koma í veg fyrir birtingu skjala sem óheimilt er að birta samkvæmt gildandi upplýsinga- og persónuverndarlögum.

 

Reglur þessar byggja á upplýsingalögum nr. 140/2012, stjórnsýslulögum nr. 37/1993 og lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Reglurnar taka einnig mið af samþykktum Strandabyggðar.

 
2. Meginregla um birtingu skjala

Meginreglan er að birta öll skjöl sem lögð eru fyrir sveitarstjórn, nefndir og ráð á vef sveitarfélagsins, nema takmarkanir í lögum hindri slíka birtingu, sbr. einnig 3. og 4.gr. reglna þessara.

 

Skjöl með tillögum og/eða erindum sem eiga eftir að hljóta afgreiðslu sveitarstjórnar eru ekki birt fyrr en fundargerðir og mál hafa fengið umfjöllun og afgreiðslu í sveitarstjórn.

 

Heimilt er að veita aðgang að gögnum í ríkari mæli en skylt er enda standi aðrar lagareglur því ekki í vegi, þar á meðal ákvæði laga um þagnarskyldu og persónuvernd.

 
3. Takmarkanir á birtingu

Skjöl sem leyfilegt er að takmarka aðgang að eru:

• Bréfaskriftir við sérfróða aðila til afnota í dómsmáli eða við athugun á því hvort slíkt mál skuli höfðað.
• Vinnuskjöl og innri minnisblöð til eigin nota.
• Gögn sem útbúin eru af sveitarfélaginu, samtökum sveitarfélaga eða stofnunum og varða sameiginlegan undirbúning, tillögugerð eða viðræður þessara aðila við ríkið um fjárhagsleg málefni sveitarfélaga.
• Skjöl um umhverfismál ef birting getur haft alvarleg áhrif á vernd þess hluta umhverfisins sem upplýsingarnar varða, t.d. heimkynni fágætra tegunda lífvera, steinda, steingervinga og bergmyndana.

4. Óheimil birting skjala

Skjöl sem óheimilt er að birta án undirritaðs og upplýsts leyfis viðkomandi eru:

• Skjöl er varða mikilvæga virka fjárhags- eða viðskiptahagsmuni fyrirtækja og annarra lögaðila, þar á meðal viðskipta stofnana og fyrirtækja í eigu sveitarfélagsins, að því leyti sem þau eru í samkeppni við aðra.
• Skjöl sem varða einka- eða fjárhagsmálefni einstaklinga sem sanngjarnt er og eðlilegt að fari leynt.
• Skjöl sem þagnarskylda er um.

 

Um eldri skjöl sem afhent hafa verið skjalasafni eða öðru safni til varðveislu gilda einnig lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn.

 

Öll gögn sem tengjast málum merktum sem trúnaðarmál í meðferð sveitarfélagsins, skulu ekki birt.

 
5. Ábyrgð

Ábyrgð á birtingu skjala með fundargerðum er hjá oddvita vegna sveitarstjórnarfunda og hjá formönnum nefnda vegna nefndarfunda.

 

Leiki vafi á heimild til birtingar á skjali, skal birtingu frestað þar til búið er að yfirfara lagaheimildir og aðrar málefnalegar ástæður.

 

Ef álitamál er um birtingu skjals með fundargerð vegna hagsmuna sveitarfélagsins, skal sveitarstjóri skera úr um hvort viðkomandi skjal sé undanþegið upplýsingarétti.

 

Ef álitamál er um birtingu skjals með fundargerð vegna persónuupplýsingar, skal persónuverndarfulltrúi skera úr um hvort viðkomandi skjal fellur undir óheimila birtingu.

 

Ef aðili sem sendir inn erindi til sveitarstjórnar óskar eftir því að skjöl því tengd verði ekki birt á vefnum, skal sveitarstjórn fjalla um það sérstaklega og niðurstaða skráð í fundargerð.

6. Gildistími

Reglur þessar taka gildi við samþykkt sveitarstjórnar.  Þær skulu endurskoðaðar fyrir árslok 2021 og fyrr, ef breytingar verða á lögum um upplýsingaskyldu og persónuvernd.

 

Kveðja

Þorgeir Pálsson
sveitarstjóri Strandabyggðar